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Guía para Solicitud de Accesos en APROFAM

1. Introducción

Cuando un colaborador se une a APROFAM, es fundamental que reciba los accesos necesarios para desempeñar sus funciones. Este proceso asegura que el colaborador tenga acceso a los sistemas específicos como HIS, SAP, correo electrónico y cualquier otra plataforma necesaria. Este manual detalla los pasos para la solicitud y aprobación de accesos, siguiendo el flujo adecuado para una gestión segura y organizada.

2. Información necesaria

Asegurarse de tener a la mano la siguiente información de la persona a la que se le asignaran los accesos: 

  • Código SAP
  • Nombre del puesto
  • Sucursal
  • Modalidad de contratación
  • Información del colaborador anterior (si esta sustituyendo a alguien)
  • Sistemas y accesos que necesita solicitar. 

3. Pasos para Solicitar Accesos

3.1 Llenado de la Solicitud de Accesos

Descarga el documento adjunto en este manual:

imagen.png

3.2 Ubica la Sección "DATOS GENERALES"

imagen.png

En la parte del formulario con el titulo "DATOS GENERALES" complete lo siguiente: 

  1. Escriba el código SAP en el campo correspondiente. 
  2. Marque con una X el tipo de solicitud:
    • Nuevo: si es la primera vez que solicita accesos. 
    • Modificar: si ya tiene accesos y necesita cambios. 
    • Inactivar: si solicita cancelar accesos. 
  3. Escriba el nombre completo (nombre y apellidos).
  4. Indica el nombre del departamento (por ejemplo: Laboratorio, Caja, Enfermería).
  5. Especifique el área dentro del departamento (por ejemplo: Recepción, Facturación). 
  6. Escriba la sucursal donde trabaja. Si necesita acceso a todas las sucursales, escriba "Todas". 
  7. Escriba el puesto (Ej. Promotor Voluntario, Medico General). 
  8. Marque con una X la modalidad de contratación que aplica:
    • Nómina
    • Honorario
    • Destajo
  9. Tipo de usuario
    • Esta área es exclusiva para uso de Informática y talento humano. 
  10. Si está sustituyendo a alguien, escriba su nombre. Si no aplica, deje el espacio en blanco. 

3.3 Llene la Sección "APLICACIONES"

imagen.png

En esta sección debe indicar qué accesos necesita la persona. Siga las siguientes instrucciones para cada sistema: 

A. SAP
  1. Marque Sí o No en "¿Acceso a SAP?"
  2. Marque Sí o No en "¿Usuario SAP?"
  3. Escriba la sucursal para la cual necesita el acceso (puede ser distinta a su sede si da soporte en otras). 
  4. Si aplicará en caja, escriba el número de caja que será utilizada. 
  5. Escriba cualquier observación que facilite la configuración del acceso (por ejemplo: "solo acceso a facturación").
  6. Si es encargado de bodega, marque Sí o No y especifique el número de bodega que utilizará.
B. HIS (Sistema de Información Hospitalaria)
  1. Marque Sí o No si necesita acceso al sistema HIS. 
  2. Escriba observaciones o módulos requeridos (Ej. "consulta médica", "preconsulta", "módulo IVE"). 
C. E-COMMERCE
  1. Marque Sí o No si necesita acceso a plataformas de venta en línea. 
  2. Describa cualquier necesidad especial, como permisos de edición o solo lectura. 

3.4 Revise y Verifique los Datos

Antes de enviar el formulario verificar lo siguiente: 

  • Confirma que el nombre, código SAP y puesto estén escritos correctamente. 
  • Asegurarse de haber marcado todas las casillas Necesarias. 
  • Verificar que la información sobre los accesos solicitados sea precisa. 

3.5 Entrega del Formulario

  • Enviar el formato completo a Gestión del Talento Humano. 

3.6 Seguimiento

  • Gerencia de Gestión del Talento Humano para aprobación final. 
  • Gestión del Talento Humano creará el Ticket para solicitar el usuario. 
  • Gerencia de Tecnología asignará el usuario y acceso y remitirá correo con la información correspondiente. 

Recomendaciones Finales

  • Llene el formulario digitalmente, salvo que se indique lo contrario. 
  • Evite dejar campos en blanco. 
  • Use letra legible si lo realiza a mano. 
  • Guarde una copia digital o impresa para sus registros. 

4. Contacto de Soporte

Para cualquier consulta adicional sobre el proceso de solicitud de accesos, puedes contactar a Gestión de Talento Humano

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