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Programar Reunión en Teams

1: Introducción

1.1 Propósito

Este documento está diseñado para guiar a los empleados de APROFAM en cómo programar reuniones de manera efectiva utilizando Microsoft Teams. El uso adecuado de esta herramienta facilita la coordinación de reuniones tanto presenciales como remotas, y asegura una colaboración más eficiente en la organización.

1.2 Audiencia

Este manual está dirigido a todos los empleados de APROFAM que necesitan programar reuniones a través de Microsoft Teams, ya sea de manera presencial, remota o híbrida. No se requiere experiencia técnica avanzada, pero es fundamental que los colaboradores sigan estas pautas para garantizar el éxito de las reuniones.

Capítulo 2: Tipos de Reuniones en Teams

Existen diversos tipos de reuniones que puedes programar en Microsoft Teams. A continuación, se describen las opciones más comunes y sus configuraciones.

2.1 Reuniones Remotas
  1. Abre Microsoft Teams y selecciona el ícono de Calendario en el panel de la izquierda.
  2. Haz clic en Nueva reunión.
  3. Completa los campos solicitados: título, fecha y hora de la reunión.
  4. En la sección de Ubicación, selecciona "Microsoft Teams" para generar automáticamente un enlace de reunión en línea.
  5. Agrega los participantes necesarios en el campo Invitar a asistentes.
  6. Haz clic en Programar para crear la reunión.

image.png

2.2 Reuniones Presenciales
  1. Sigue los pasos del apartado anterior, pero en el campo Ubicación, selecciona la sala física donde se llevará a cabo la reunión.
  2. Asegúrate de invitar a todos los asistentes y proporcionar la información necesaria sobre la ubicación física.
2.3 Reuniones Híbridas (Remota y Presencial)
  1. Para reuniones que combinan asistentes remotos y presenciales, selecciona una sala física en el campo Ubicación y añade la opción Microsoft Teams.
  2. Esto permitirá que los participantes remotos se unan a través del enlace de Teams, mientras los asistentes presenciales estarán en la sala indicada.image.png

Capítulo 3: Grabación Automática de Reuniones

Teams permite la grabación automática de reuniones para aquellos que no puedan asistir o para fines de revisión posterior.

3.1 Configurar Grabación Automática
  1. Al programar la reunión, haz clic en Opciones de reunión (visible después de haber creado la reunión).
  2. Activa la opción de Iniciar grabación automáticamente.
  3. Al comenzar la reunión, Teams iniciará la grabación automáticamente y se almacenará en la plataforma para su posterior consulta.

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Capítulo 4: Uso de Enlaces de Otras Plataformas

En caso de que la reunión no se realice en Microsoft Teams, puedes adjuntar enlaces a otras plataformas en la invitación.

4.1 Incluir Enlaces Externos
  1. Programa la reunión siguiendo los pasos mencionados.
  2. En el campo de Descripción, pega el enlace de la otra plataforma de videoconferencias, como Zoom o Google Meet.
  3. Asegúrate de que todos los participantes estén informados de la plataforma que se utilizará para la reunión.

Capítulo 5: Conclusión

Programar reuniones efectivas en Microsoft Teams es clave para el éxito de la colaboración en APROFAM. Ya sea que la reunión sea remota, presencial o híbrida, Teams ofrece herramientas flexibles para adaptarse a las necesidades del equipo. No olvides habilitar la grabación automática si es necesario, y proporcionar enlaces a plataformas externas cuando sea requerido.

Capitulo 6: Contacto de Soporte

Si tienes problemas o preguntas sobre el uso de Microsoft Teams, puedes comunicarte con:

APPrende - Gerencia de TI, 2024 APROFAM®

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