Crear un Sitio en SharePoint 365
Capítulo 1: Introducción
1.1 Propósito
Este capítulo tiene como propósito guiarte en los pasos necesarios para crear un sitio en SharePoint 365. SharePoint es una plataforma colaborativa que permite a los usuarios almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Al crear un sitio, puedes facilitar la colaboración entre equipos, gestionar documentos y automatizar flujos de trabajo de manera eficiente.
1.2 Audiencia
Este contenido está dirigido a usuarios con acceso a Microsoft 365 que buscan crear sitios en SharePoint para gestionar proyectos, compartir información y colaborar con su equipo de trabajo. No se requiere experiencia técnica avanzada.
Capítulo 2: Configuración Inicial
2.1 Requisitos Previos
Antes de crear un sitio en SharePoint 365, asegúrate de que:
- Tienes acceso a una cuenta de Microsoft 365 con permisos para crear sitios en SharePoint.
- Conoces el propósito del sitio y el tipo de contenido que alojará (documentos, listas, páginas, etc.).
- Tienes los nombres y correos electrónicos de las personas que se unirán al sitio.
2.2 Tipos de Sitios en SharePoint
Al crear un sitio en SharePoint, puedes elegir entre dos tipos principales:
- Sitio de Comunicación: Ideal para compartir noticias, informes y contenido con una audiencia amplia.
- Sitio de Equipo: Utilizado para colaborar en proyectos, donde cada miembro del equipo puede contribuir.
Capítulo 3: Creación de un Sitio en SharePoint 365
3.1 Iniciar Sesión en SharePoint
3.2 Elegir el Tipo de Sitio
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Selecciona el tipo de sitio: Decide si crearás un Sitio de equipo o un Sitio de comunicación según tus necesidades.
- Sitio de Equipo: Adecuado para grupos de trabajo que colaboran en proyectos y tareas.
- Sitio de Comunicación: Ideal para compartir información de forma unidireccional con un público amplio.
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Nombre del Sitio: Introduce un nombre para tu sitio, que también determinará la URL del mismo.
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Descripción del Sitio: Proporciona una breve descripción del propósito del sitio para que los usuarios comprendan su función.
3.3 Configuración de Privacidad
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Elegir Nivel de Privacidad:
- Privado: Solo los miembros aprobados pueden acceder al sitio.
- Público: Cualquier persona de la organización puede acceder al sitio.
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Agregar Miembros: Añade los correos electrónicos de las personas que deseas invitar al sitio. Puedes agregar miembros adicionales más tarde.
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Crear el Sitio: Haz clic en "Siguiente" y, finalmente, en "Finalizar" para crear tu nuevo sitio.
Capítulo 4: Personalización del Sitio
4.1 Navegación Básica
Una vez que el sitio esté creado, puedes empezar a personalizarlo:
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Personaliza el Diseño del Sitio: Desde la página principal del sitio, puedes cambiar el diseño seleccionando diferentes plantillas o configurando las secciones. Puedes acceder a estas opciones desde la pestaña "Configuración" (ícono de engranaje) en la esquina superior derecha.
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Añadir Web Parts: Usa Web Parts para insertar contenido dinámico, como documentos recientes, calendarios, noticias, imágenes, y mucho más en las páginas de tu sitio.
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Subir Documentos: Puedes crear bibliotecas de documentos para organizar archivos y permitir la colaboración entre miembros del equipo.
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Crear Listas y Bibliotecas: Para organizar y gestionar datos, puedes crear listas o bibliotecas adicionales desde la pestaña Nuevo.
4.2 Gestión de Permisos
Desde la configuración del sitio, puedes administrar quién tiene acceso al contenido y qué permisos tiene cada usuario. Esto te permitirá limitar quién puede editar o ver documentos, listas y páginas.
Capítulo 5: Uso y Funcionalidades
5.1 Colaboración en Tiempo Real
Una de las grandes ventajas de SharePoint es que permite a los equipos colaborar en documentos en tiempo real. Los usuarios pueden editar archivos simultáneamente y ver los cambios en vivo.
5.2 Automatización de Flujos de Trabajo
Puedes integrar flujos de trabajo automáticos con Power Automate para optimizar tareas repetitivas, como notificaciones automáticas cuando un documento es actualizado o la asignación de tareas.
5.3 Consejos para un Sitio Eficiente
- Mantén la estructura organizada: Usa carpetas y metadatos para mantener tus documentos bien organizados.
- Comparte solo lo necesario: Usa los permisos de SharePoint para asegurarte de que la información crítica esté protegida.
- Integra con otras herramientas: SharePoint se integra fácilmente con Teams, Outlook, y otras aplicaciones de Microsoft 365 para potenciar la colaboración.
Capítulo 6: Solución de Problemas
6.1 Problemas Comunes
- No puedo acceder a mi sitio: Asegúrate de que tienes los permisos adecuados para acceder al sitio. Si no eres el propietario, contacta al administrador.
- No encuentro mis documentos: Verifica la configuración de permisos y revisa el historial de versiones de los archivos.
6.2 Contacto de Soporte
Si experimentas problemas técnicos al crear o gestionar tu sitio, puedes contactar con el soporte técnico de tu organización o con el equipo de soporte de Microsoft.
Capítulo 7: Recursos Adicionales
7.1 Documentación Oficial
7.2 Comunidad y Foros
Capitulo 8: Contacto de Soporte
Si tienes dificultades al usar SharePoint 365, no dudes en contactar al equipo de soporte para asistencia:
Correo Electrónico: soporte.ti@aprofam.net
Mesa de ayuda: https://aprofam.on.spiceworks.com/portal/registrations
Teléfono: Ext. 1084
APPrende - Gerencia de TI, 2024 APROFAM®
Apéndice
A.1 Glosario
- Sitio de Equipo: Un espacio colaborativo donde los miembros del equipo pueden compartir información y trabajar en conjunto.
- Sitio de Comunicación: Un sitio diseñado para compartir información con un público más amplio, generalmente utilizado para comunicados y contenido de referencia.
- Web Part: Componentes que se agregan a las páginas de SharePoint para mostrar contenido dinámico como documentos, calendarios o imágenes.