Accede a los principales links de los Sitemas CORE de APROFAM

¡Toda la información que necesitas a un click de distancia!

APPrende con APROFAM - Terminos y condiciones de uso de plataforma

Al acceder a este portal aceptas términos y condiciones, y eres responsable de mantener la confidencialidad de la información. Este portal ofrece recursos y herramientas de aprendizaje sobre Sistemas de Información, diseñado exclusivamente para los trabajadores de APROFAM.

  1. La información en este sitio es solo una guía de apoyo y con fines educativos para el personal de APROFAM. En ningún caso, sustituye ni anula las políticas y normativas de la asociación. APROFAM no se hace responsable por el uso de esta información fuera del contexto autorizado.
  2. Está prohibido utilizar la información del portal para actividades ilegales o inapropiadas. Todos los contenidos del portal Apprende, incluidos textos, imágenes, videos, recursos y software, son propiedad de APROFAM o de sus respectivos autores en caso de imágenes descargadas de internet, y su uso no autorizado está prohibido. El usuario no puede distribuir, reproducir ni modificar el contenido del portal sin permiso explícito.
  3. APROFAM no se responsabiliza por errores técnicos, interrupciones del servicio o cualquier inconveniente que pueda surgir durante el uso de la plataforma. En caso de problemas, contacta a Soporte TI.
  4. El portal puede incluir enlaces a sitios externos (imágenes, videos y adicionales) que no están bajo el control de APROFAM, por lo que la organización no se responsabiliza del contenido o políticas de privacidad de dichos sitios.
  5. El incumplimiento de estos términos puede llevar a la suspensión o terminación del acceso a la plataforma Apprende, así como a posibles acciones legales.
  6. APROFAM se reserva el derecho de modificar estos términos y condiciones en cualquier momento.

Para consultas o dudas, puedes comunicarte con la Gerencia de Tecnología de la Información a través de los canales autorizados.

 
Ir al contenido principal

Trabajando con Datos en Excel

1.1 Propósito

Este capítulo tiene como objetivo enseñar a los empleados de APROFAM cómo trabajar eficientemente con datos en Microsoft Excel, abarcando desde la inserción hasta la organización y manipulación de grandes volúmenes de información. Al comprender cómo manejar datos correctamente, se mejorará la precisión y rapidez en el análisis de información.

1.2 Audiencia

Este capítulo está dirigido a todos los empleados de APROFAM que necesiten manipular o gestionar datos regularmente en Excel.

Insertar Datos en Excel

2.1 Introducción a la Inserción de Datos

Para ingresar datos en Excel, selecciona una celda específica y escribe el valor deseado, ya sea texto, números o fórmulas. Los datos pueden ser organizados en filas y columnas, lo que permite una mayor claridad y estructura al manejar información.

2.2 Tipos de Datos que Puedes Ingresar

Excel permite manejar varios tipos de datos, incluyendo:

  • Texto: Información alfanumérica (nombres, descripciones, etc.).
  • Números: Valores enteros o decimales para realizar cálculos.
  • Fechas: Excel ofrece funciones automáticas de formato para fechas.
  • Fórmulas y Funciones: Cálculos automáticos que actualizan valores al modificar los datos.

Organizar Datos en Excel

3.1 Utilizando Tablas

Organiza tus datos en tablas para mejorar la legibilidad y facilitar la manipulación. Para convertir un rango de celdas en tabla, selecciona tus datos y ve a Insertar > Tabla. Esto te permitirá:

  • Filtrar y ordenar datos de manera rápida.
  • Mantener un formato uniforme al agregar o modificar datos.

3.2 Filtrar y Ordenar Información

Excel permite filtrar y ordenar datos en columnas específicas para encontrar información relevante de manera rápida:

  • Ordenar: Puedes ordenar de manera ascendente o descendente (por ejemplo, por fechas o valores numéricos).
  • Filtrar: Permite mostrar solo los datos que cumplan con ciertos criterios, ocultando temporalmente el resto.

Manipular Datos en Excel

4.1 Uso de Fórmulas Básicas

Las fórmulas son la herramienta más poderosa de Excel para realizar cálculos automáticamente. Algunas de las fórmulas básicas más comunes son:

  • =SUMA(A1:A10) para sumar un rango de celdas.
  • =PROMEDIO(B1:B10) para calcular el promedio de un conjunto de datos.
  • =MAX(C1:C10) y =MIN(C1:C10) para encontrar el valor máximo y mínimo de un rango.

4.2 Copiar y Pegar Datos

Puedes copiar (Ctrl + C) y pegar (Ctrl + V) datos de una celda a otra, manteniendo o eliminando formatos, fórmulas y valores. Para acceder a opciones avanzadas de pegado, usa Pegar especial para seleccionar solo los valores o fórmulas.

Formato de Celdas y Datos

5.1 Aplicar Formato Numérico

Excel permite ajustar el formato de los números según su propósito:

  • Moneda: Para mostrar valores financieros con el símbolo de moneda adecuado.
  • Porcentaje: Para representar valores decimales como porcentajes.
  • Fecha y Hora: Para estandarizar fechas o tiempos ingresados en las celdas.

5.2 Aplicar Formato Condicional

El Formato Condicional permite resaltar celdas que cumplen con ciertos criterios, como valores superiores o inferiores a un umbral específico. Esto se puede configurar a través de Inicio > Formato Condicional, lo que ayuda a identificar fácilmente patrones en grandes conjuntos de datos.

Funciones Avanzadas para Manipular Datos

6.1 Funciones de Búsqueda y Referencia

Estas funciones permiten buscar datos dentro de un rango específico. Las más comunes son:

  • BUSCARV (Vertical): Busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve un valor en la misma fila desde otra columna.
  • BUSCARH (Horizontal): Similar a BUSCARV, pero realiza la búsqueda en filas.

6.2 Tablas Dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta avanzada que permite resumir y analizar grandes volúmenes de datos de manera interactiva:

  • Se puede crear una tabla dinámica desde Insertar > Tabla Dinámica seleccionando los datos que se desean analizar.
  • Permiten agrupar y resumir información para generar reportes instantáneos.

Qué No Hacer al Trabajar con Datos

7.1 Evitar el Uso de Celdas Vacías en Tablas

Las celdas vacías pueden dificultar el análisis o provocar errores en las fórmulas. Si no tienes datos para ingresar, usa un valor representativo, como "N/A" o ceros, en lugar de dejar la celda en blanco.

7.2 No Sobrecargar con Demasiados Detalles

Cuando trabajes con grandes volúmenes de datos, evita sobrecargar las hojas de cálculo con detalles innecesarios. Mantén solo la información relevante para tu análisis o reporte.

¿Qué Hacer en Caso de Problemas con los Datos?

8.1 Informar al Equipo de TI

Si experimentas problemas relacionados con la manipulación de datos, como errores en las fórmulas o pérdida de información, contacta al equipo de Soporte TI para recibir asistencia técnica.

Consejos para Optimizar el Trabajo con Datos

9.1 Usar Atajos de Teclado para Manipular Datos

Aprende atajos útiles que te ahorrarán tiempo:

  • Ctrl + T: Crear una tabla.
  • Alt + D + F + F: Filtrar datos rápidamente.
  • Ctrl + Mayús + L: Aplicar o quitar el filtro.

9.2 Hacer Copias de Seguridad

Es recomendable hacer copias de seguridad periódicas de tus hojas de cálculo, especialmente si manejas información crítica o de gran volumen. Puedes guardar tus archivos en OneDrive para asegurar la protección y recuperación rápida de datos.

Conclusión

Trabajar con datos en Excel puede ser sencillo y eficiente si se utilizan las herramientas adecuadas para organizarlos y analizarlos. Siguiendo las prácticas y recomendaciones descritas en este capítulo, los empleados de APROFAM podrán manejar grandes volúmenes de información de manera estructurada y precisa.

Contacto de Emergencia: Correo Soporte TI: soporte.ti@aprofam.net
Ext: 1084 / 2321-0084
Luis Regalado, Administración de Infraestructura y Servicios TI: lregalado@aprofam.org.gt, Ext. 1151

APPrende - Gerencia de TI, 2024 APROFAM®


Volver arriba